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comment organiser une rencontre culturelle(mini festival)

 
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weckenaus
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MessagePosté le: / Lun 1 Juin 2009, 07:07 pm    Sujet du message: comment organiser une rencontre culturelle(mini festival) Répondre en citant

  chers amis


 
Organiser un festival culturel c'est facile  

  
La vie culturelle des universités a une telle diversité de tons, de formes et de sujets qu’il serait difficile d’aller voir tout se qui se fait. De même qu’il est parfois ardue pour une association de montrer à tous son engouement pour la culture, (sous forme de spectacle, de conférence ou d’exposition), celle-ci étant noyée dans les engorgements administratifs et parfois boudée par l’emploi du temps de leur public étudiant qui, on peut le dire, est assez sollicité. Comment alors se faire plaisir tout en se faisant connaître ? Là encore, l’idée de se regrouper, d’innover ensemble et d’exposer en commun semble être une solution. Le festival culturel regroupe une multitude de projets épars ou thématiques dans le but de promouvoir, d’exposer ou proposer différentes œuvres d’art autour d’un thème. Mais l’organisation d’un festival, plus que d’être la mise en commun d’un espace pour capter l’attention du public est aussi le moyen de faire se rencontrer les différentes activités culturelles d’une université ou de plusieurs pôles universitaires. De façon explicite le festival culturel, de part l’omniprésence des arts dans toutes les universités et les écoles, permet de rassembler toutes les associations d’une université, d’échanger des relations interuniversitaires entre associations de même caractère ou même de lier des universités ou des écoles spécialisées chacune dans une branche différente autour d’un même thème (musique et arts graphiques par exemple).
Le festival culturel aux yeux du public est une mise en avant d’un ou plusieurs moyens d’expression. il peut aussi être l’occasion d’une manifestation médiatique et pourquoi pas l’occasion d’un prix.
Le festival culturel semble donc une occasion idéale de rencontrer d’autres personnes ou d’autres associations partageant les mêmes itinéraires que les vôtres ou tout simplement les mêmes goûts. " Festival ", de festif, fête. Il s’agit donc ici et avant tout d’organiser une manifestation à caractère joyeux, ludique, autant qu’informative ou utile. Mais ce genre d’événement à grande ampleur demande une préparation particulière très longue (qui peut être simplifiée plus tard par des archives si le festival est prévu annuellement, ou si vous demandez conseil auprès d’organisateurs confirmés).
D’abord il faut définir le cadre du festival : un thème, une date événementielle, l’envie de faire la fête... Le thème dépend bien entendu de ce que vous souhaitez mettre en place. Il peut couvrir des domaines aussi variés que la musique, le théâtre, le cinéma, la peinture, la sculpture, l’architecture, la danse, la poésie (bref les arts) ou que les traditions régionales culinaires.
Une fois le thème défini, il faut trouver les intervenants. Pour ce, vous pouvez contacter la chambre de commerce ou consulter l’annuaire des associations. Les intervenants peuvent être d’autres associations culturelles, comme pour un festival de théâtre, des associations humanitaires, mais aussi des individuels (pour un festival de courts-métrages ou de poésie) ou des commerçants (pour un festival de choucroute), voir même des collectivités.
Pour la recherche n’hésitez pas, si vous n’avez pas de contact à demander aux intervenants que vous avez déjà " recrutés " de mettre à votre disposition son carnet d’adresse et de demander à ces amis de venir. Vous vous constituerait par la même occasion un répertoire sympathique. La mise en commun des recherches lorsqu’il y a plusieurs associations organisatrices est là encore un atout qu’il faut savoir exploiter (ne serait-ce que pour ne pas contacter deux fois la même personne chacun de son côté).
Autre chose à rassembler : des fonds. Outres les subventions universitaires vous pouvez faire appel aux fondations ou au partenariat privé (ceux-là peuvent d’ailleurs étonnement ressembler aux intervenants). Nous ne développerons pas ici ces points, qui font tous l’objet d’une fiche pratique individuelle. Cependant nous vous donnerons quelques conseils. N’attendez pas d’avoir contacté tous les intervenants avant de faire des demandes, sous prétexte que vous aurez une liste de nom plus propice à " attirer des fonds ". Vous risquez de perdre un temps précieux et de faire capoter votre festival. Le festival culturel demande un gros investissement en communication, et même en recherche d’intervenant (courrier, téléphone...). Partagez donc le travail et n’attendez pas l’un pour entamer l’autre. Autre remarque, pour les subventions universitaires, un partenariat associatif aura plus de poids qu’une association individuelle pour demander une grosse somme. N’hésitez pas, par exemple, à faire appel à une autre association pour les tâches dans lesquelles vous n’excellez pas. Demandez à une association d’école de commerce ou de communication d’organiser toute la promo ou la publicité. Ce peut être pour eux une action commerciale entrant dans le cadre de leurs études, et pour vous un gain de temps et d’expérience considérable.
Une fois les fonds et les intervenants rassemblés, il ne suffit pas de parquer ces derniers dans un coin et de crier " Il est beau mon festival culturel, venez voir mes intervenants ! Choucroute à volonté ! " Non, l’organisation est loin de s’arrêter à un lieu, des fonds, et des intervenants.
Un accueil spécifique de ces intervenants doit être mis en place. Un simple exemple : leur défraiement est à prendre en compte dans le budget. Choyez-les, ce sont les fibres de votre festival, vous devez les mettre à l’aise.
Concernant les intervenants il faut aussi prévoir les désistements éventuels (allergie à la tchektchouka...). Autre petite remarque : sans leur demander " Y a-t-il quelqu’un que vous ne supportez pas dans votre milieu, qui vous ai fait une crasse, et à qui vous écraseriez le nez si vous le croisiez au festival ? " (si, si ça arrive), énoncez lui la liste des autres participants, cela pourrait également vous éviter des surprises désagréables.
Mais ça n’est pas tout. Il y a encore d’autres points à régler avant d’être festif.
Des formes culturelles du festival dépendront les organismes à qui il faudra verser des droits. Une assurance doit être contractée et l’établissement d’une convention d’accord avec les autres associations organisatrices est le meilleur moyen de ne pas se trouver seul s’il y a des dégâts à payer. La sécurité de tous doit être assurée par la présence d’un véhicule de premier secours et par un service d’ordre propre à la manifestation.
Toujours pour parfaire, le lieu de la manifestation doit être adapté aux besoins techniques (prise de courants pour pouvoir chauffer la choucroute, ou une possibilité de " noir " pour les courts-métrages) et au nombre des participants prévus.
Une solution de retour en cas de pluie doit être envisagée pour un festival prévu à l’extérieur. Une fois ce lieu trouvé il peut être nécessaire de demander une autorisation à l’Université, la ville, la préfecture et bénéfique de prévenir d’éventuels voisins. Ce lieu peut être accessible au besoin par navettes affrétées pour l ’occasion, ou clairement fléché (les navettes peuvent faire l’objet d’un partenariat privé). Il est impératif de prévoir au minimum une buvette à l’intérieur même de l’enceinte du festival. Sur place l’accueil doit être spécifiquement confié à une équipe dont les membres sont facilement identifiables grâce à un badge ou tout autre signe distinctif par les participants.
Si le festival est prévu sur plusieurs jours, des logements doivent être prévus en nombre suffisant à proximité (hôtels, auberges de jeunesses).
Il faut ensuite faire venir du monde à votre festival culturel. Les supports de la promotion doivent être adaptés au public que l’on veut toucher : affichages, tracts et interventions dans le cadre de l’université, affichage généralisé et médias pour un festival ouvert à tous. La presse régionale et les revues spécialisées doivent absolument être prévenues de l’événement et être sollicitées pour le couvrir.
Les conditions d’accueil doivent figurer sur tous les supports d’information ou du moins une brochure proposée aux intéressés avec la localisation précise, les moyens d’accès, le prix, l’entrée et celui des éventuels logements.
 Le programme du festival doit être bien soigneusement élaborer de façon à ménager tout au long de la manifestation des temps forts et des pauses. La remise des prix (à chercher du côté des partenaires privés) doit être l’occasion d’une grande opération de communication qui soit le clou de la manifestation, et, par la présence de la presse, soit un enjeu supplémentaire pour les intervenants.
La composition du jury doit être faite très tôt, notamment si une présélection est envisagée. Le jury final, peut être composé de professionnels (flûtistes, cinéastes, cuisiniers, alsaciens) ou de personnalités (enseignement, star quelconque, élu local, etc.). Il sera ans doute très apprécié de voir figurer parmi un ou des journalistes spécialisées.
Dernière petite chose, qui demande un petit plus d’organisation, mais qui rend le tout plus agréable : Un prix public, qui permet d’impliquer plus directement les spectateurs.  




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اذَا لَم تُضِفْ شَيئا فِي الحَياة سَتكُون انْتَ الاِضَافَة.

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MessagePosté le: / Lun 1 Juin 2009, 07:07 pm    Sujet du message: Publicité

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